QMSの不適合品管理とは？
医療機器のQMS（品質管理監督システム）において、不適合品管理は非常に重要な要素の一つです。不適合品管理とは、要求事項を満たしていない製造所からの出荷判定前製品を特定し、適切に対処するためのシステムや手順のことを指します。
具体的な定義
- 不適合品の特定：品質基準や仕様を満たしていない製品、構成部品を検出すること
- 隔離と管理：特定された不適合品を適合品から分離し、誤って使用や出荷されないように管理すること
- 評価と修正処置：不適合品の影響範囲、原因を分析し、適切な対応策（手直し、廃棄、特別採用など）を決定し実施すること
- 記録と報告：不適合の内容、原因、対応策、再発防止要否などを文書化し、関係者に報告すること
主な目的
- 製品の品質と安全性の確保：不適合品が市場に出回ることを防ぎ、患者の安全を守ります。
- 法規制の遵守：医療機器に関する各種法規制や基準への適合を確実にします。
- 継続的な改善：不適合品の原因分析を通じて、製造プロセスや品質管理システムの改善につなげます。
- コスト削減：不適合品の早期発見と適切な対応により、無駄な生産や返品、クレーム対応のコストを削減します。
- 顧客満足度の向上：高品質な製品を提供することで、医療機関や患者からの信頼を獲得します。
QMSにおける不適合品管理は、単なる不適合品の排除にとどまらず、組織全体の品質向上と継続的改善を推進する重要な役割を担っています。適切な不適合品管理システムを構築し運用することで、医療機器メーカーは製品の品質と安全性を確保し、規制要件を満たしながら、市場での競争力を維持・向上させることができるのです。
不適合品管理の必要性
医療機器産業において、不適合品管理を適切に実施することは、単なる規制要件の遵守以上の重要性を持っています。その必要性は、患者の安全から企業の持続可能性まで、幅広い観点から説明することができます。
導入によるメリット
- 患者の安全確保： 医療機器は人の生命や健康に直接関わる製品であるため、不適合品が市場に出回ることは深刻な結果を招く可能性があります。適切な不適合品管理システムを導入することで、品質基準を満たさない製品が患者に届くリスクを大幅に低減できます。
- 法的リスクの軽減： 医療機器は厳格な規制の下にあり、不適合品の流通は法的制裁や承認・認証取り消しにつながる可能性があります。適切な管理システムは、これらのリスクから企業を守ります。
- ブランド価値の向上： 高品質な製品を一貫して提供することで、医療機関や患者からの信頼を獲得し、ブランド価値を高めることができます。
- コスト削減： 不適合品を早期に発見し適切に対処することで、製造後の手直しや市場からの回収といった高コストな対応を避けることができます。
- 継続的改善の促進： 不適合品の分析を通じて、製造プロセスや品質管理システムの弱点を特定し、改善することができます。これにより、長期的な品質向上とコスト削減が可能になります。
- 従業員の品質意識向上： 明確な不適合品管理プロセスを設けることで、従業員の品質に対する意識が高まり、組織全体の品質文化が醸成されます。
対象となる活動や範囲
QMSの不適合品管理は、医療機器のライフサイクル全体にわたって適用される必要があります。具体的には以下のような活動や範囲が対象となります：
- 原材料・部品の調達：
- 供給者から納入された不適合原材料や部品の管理
- 受入検査での不適合品の特定と処置
- 製造プロセス：
- 製造中に発生した不適合品の特定と分離
- 工程内検査での不適合品の管理
- 最終製品検査：
- 出荷前の最終検査で発見された不適合品の管理
- 不適合品の修正や再加工の管理
- 市場出荷後：
- 顧客クレームや市場からの不適合品の管理
- 市販後調査で発見された不適合品の管理
- 品質システム全般：
- 是正処置・予防処置（CAPA）システムとの連携
このように、不適合品管理は製品のライフサイクル全体を網羅し、原材料の調達から市場出荷後のフォローアップまで、幅広い活動を対象としています。各段階で適切な不適合品管理を実施することで、製品の品質と安全性を確保し、規制要件を満たしながら、企業の競争力を維持・向上させることができるのです。
不適合品管理の具体例
※本記事で紹介している具体例や数値は、説明のために作成したイメージであり、実在の企業を基にしたものではありません。
不適合品管理の重要性を理解するために、医療機器業界における成功事例と失敗事例をそれぞれ1つずつ詳しく見ていきましょう。これらの事例を通じて、適切な不適合品管理がもたらす利点と、不適切な管理がもたらすリスクを具体的に理解することができます。
成功事例：A社の人工関節製造ラインにおける不適合品管理
A社は人工関節を製造する中堅医療機器メーカーです。あるロットで人工関節に使用する部品に別の部品が混在していたことが判明しました。そこで、以下のような対応を実施しました：
- 不適合品の報告：部品を人工関節に組み込む製造工程で、作業員が一部の部品サイズが規格を満たさないこと発見し、すぐに現場リーダーに報告を行いました。
- 不適合品の隔離：報告を受けた現場リーダーは、不適合部品現物を確認の上、製造作業を一時中断、製造現場にあった当該部品ロット全てを不適合品置き場に隔離し、不適合報告書を作成しました。
- 影響範囲の特定：不適合報告書で報告を受けた製造責任者および品質保証部責任者は、工場に在庫している同ロットを追加隔離するとともに、当該ロットを使用した製品の出荷を一時的に停止しました。
- 原因の特定：部品メーカー担当者から当該部品製造中のトラブルにより当該ロットに複数の他部品が混入した可能性があるとの報告を受けました。
- リスク分析：サイズが違う部品をそのまま使用した場合、重篤な不具合が発生するリスクがあることが判明した。
- 修正：当該ロットの部品、当該ロットを使用した製品は全て廃棄しました。また、当該部品ロットを使用した出荷後製品については未使用品の回収および患者モニタリングすることとし、行政報告を行いました。
- 是正措置要否判断：品質保証部責任者は、部品メーカーの是正措置が必要と判断し、購買規定に則り、部品メーカーに是正措置とその結果報告を要求しました。
- 是正措置と有効性の確認：部品メーカーの是正措置として、作業開始前のラインクリアランスを徹底すること、部品包装前にセンサーで正しい部品であることを全数確認する措置を開始した報告書を確認した。また、その有効性確認として、A社の実地調査およびA社から納品される連続10ロットの部品の抜取検査基準を厳しくし、他製品が混入していないことを確認した。
これらの施策の結果、以下のような効果が得られました：
- 不適合品の市場への流出を99％防止した。
- 回収に伴う行政の追加調査で、不適合品管理が適切であるとの判断をいただいた。
- 社内作業員の品質意識が向上し、少しでも疑問に思えることがあった場合は必ず報告が入るようになった。
- 部品メーカーの品質管理体制が改善され、その後の部品品質が向上した。
この成功事例では、迅速な不適合品の検出と措置により、不具合の発生を最小限に収めることができたうえに、その後の製品品質向上を可能にしました。
失敗事例：B社の血糖測定器における不適合品管理の不備
B社は血糖測定器を製造する中堅医療機器メーカーです。ある製品ラインで以下のような不適合品管理の不備が発生しました：
- 不適合品の報告：製造工程で、作業員が一部の部品サイズが規格を満たさないこと発見したため、不適合品を不良品として隔離しました。現場リーダーには作業終了後に報告を行いました。
- 不適合品の隔離：報告を受けた現場リーダーは、部品現物を確認の上、当該部品を不適合品として不適合報告書を作成しましたが、不適合部品のロットを使用した製品は、そのまま次工程に進めました。
- 影響範囲の特定：不適合報告書で報告を受けた製造責任者および品質保証部責任者は、たまたま発生した不適合品であると判断したため追加の指示は行いませんでした。
- リスク分析：当該部品をそのまま使用した場合、重篤な不具合が発生するリスクがあることが判明していたが、偶発的な不適合品発生と判断したため、新たなリスクコントロールは不要と判断しました。
- 原因の特定：偶発的な不適合品発生のため、原因の特定は不要と判断しました。
- 修正：不要と判断しました。
- 是正措置要否判断：偶発的な不適合品発生のため、不要と判断しました。
- 市場からの苦情：顧客から血糖測定値が異常だという苦情が殺到した。原因調査を行った結果、当該不適合の部品ロットを使用していた製品で不具合が発生していることが判明したため、回収することとなった。
これらの不備の結果、以下のような深刻な問題が発生しました：
- 製品の測定精度が保証できず、大規模なリコールを実施（約100万台）
- リコールに伴う直接コストが約50億円発生
- 複数の患者が不適切な血糖値に基づく治療を受け、健康被害が発生
- 規制当局から業務改善命令を受け、その対応のため根本的な不適合製品管理および是正措置予防措置手順の見直し、ならびに従業員への周知に時間、コスト、労力をかける必要が生じた
- 企業イメージの悪化により、市場シェアが前年比30%減少
この失敗事例では、不適合品管理の不備が単なる品質問題にとどまらず、患者の安全、企業の財務、ブランド価値、さらには事業継続性にまで深刻な影響を及ぼすことが示されています。
これらの事例から、不適合品管理の重要性が明確に示されています。適切な管理システムを構築し、継続的に改善することが、医療機器メーカーの成功と患者の安全を確保するための鍵となるのです。
不適合品管理の実施方法
不適合品管理を効果的に実施するためには、系統的なアプローチと明確な手順が必要です。以下に、医療機器メーカーが不適合品管理システムを構築し運用するための基本的なステップを示します。
責任と権限の明確化
- 不適合品管理に関わる各役割（発見者、評価者、承認者など）の責任と権限を明確に定義します。
- 組織図や職務記述書に反映させ、全従業員に周知します。
手順書の作成
- 不適合品の特定、報告、評価、処置、記録に関する詳細な手順を文書化します。
- 手順書には以下の要素を含めます：
- 不適合品の定義と分類基準
- 不適合品の報告と隔離
- 報告フォーマットと報告経路
- 影響範囲の特定とリスク評価
- 修正処置決定のプロセス
- 是正処置・予防処置（CAPA）との連携方法
トレーニングの実施
- 全従業員を対象に、不適合品管理の重要性と基本的な手順に関する教育を行います。
- 不適合品管理に直接関わる担当者には、例を用いたより詳細なワークショップを提供します。
システムの導入
- 不適合品管理用のソフトウェアやデータベースを導入し、効率的な情報管理と分析を可能にします。
- 可能な場合、製造設備や検査装置と連携させ、リアルタイムでのデータ収集と分析を実現します。
モニタリングと評価の仕組み構築
- 不適合品の発生状況や処置の有効性を定期的に分析するための指標（KPI）を設定します。
- 内部監査や管理レビューのプロセスに不適合品管理の評価を組み込みます。
継続的改善の仕組み構築
- 不適合品管理システムの定期的なレビューと更新のスケジュールを設定します。
- 従業員からの改善提案を奨励し、評価・導入するプロセスを確立します。
必要な資料やリソース一覧
効果的な不適合品管理システムを構築・運用するために、以下の資料やリソースが必要となります：
- 規制要件と規格：
- 医薬品医療機器等法（薬機法）
- QMS省令
- ISO 13485:2016（医療機器の品質マネジメントシステム）
- 21 CFR Part 820（米国FDA品質システム規則）
- 社内文書：
- 品質方針と品質目標
- 不適合品管理手順書
- 回収手順書
- 是正処置・予防処置（CAPA）手順書
- トレーニング計画と記録
- フォームとチェックリスト：
- 不適合報告書
- 不適合品評価シート
- 処置決定フォーム
- 是正処置計画書と完了報告書
- ITシステムとツール：
- 不適合品管理データベース
- リスク分析ソフトウェア
- 統計的手法ソフトウェア
- 文書管理システム
- トレーニング管理システム
- 人的リソース：
- 品質保証部門のスタッフ
- 製造部門の品質管理担当者
- QMS業務を担当する従業員
- 外部コンサルタント（必要に応じて）
- 設備とインフラ：
- 不適合品保管用の隔離エリア
- トレーニング用の設備や教材
これらの資料やリソースを適切に準備し活用することで、効果的な不適合品管理システムの構築と運用が可能となります。特に、規制要件や業界標準の最新動向を常に把握し、システムに反映させていくことが重要です。
また、不適合品管理は単独で機能するものではなく、全社的な品質マネジメントシステムの一部として統合的に運用されるべきです。そのため、他の品質管理プロセス（例：設計管理、購買管理、製造管理、苦情処理、是正措置予防措置など）との連携を常に意識しながら、システムを構築・運用していく必要があります。
不適合品管理の効果的な運用方法
不適合品管理システムを構築した後は、それを効果的に運用し、継続的に改善していくことが重要です。以下に、効果的な運用方法と、よくある課題およびその対応方法について説明します。
モニタリングと評価方法
- パフォーマンス指標（KPI）の設定と追跡：
- 不適合品発生率
- 不適合品の種類別割合
- 再発不適合の割合
- 顧客クレームに起因する不適合の割合
- 定期的な内部監査：
- 不適合品管理プロセスの適合性と有効性を評価するために、計画的に内部監査を実施します。監査結果は経営層に報告し、必要な改善策を講じます。
- マネジメントレビュー：
- 年に1回以上、経営層による不適合品管理システムのレビューを実施します。KPIの達成状況、内部監査結果、外部監査の指摘事項などを総合的に評価し、システムの改善につなげます。
- データ分析とトレンド把握
- 不適合データを統計的に分析し、発生傾向や根本原因を特定します。パレート図やフィッシュボーン図などの品質管理ツールを活用し、効果的な改善策の立案に役立てます。
- ベンチマーキング
- 業界内の他社や異業種の優良企業と不適合品管理のベストプラクティスを共有・比較し、自社のシステム改善に活かします。
よくある課題とその対応方法
- 課題：不適合品の報告漏れや遅延 対応：
- 報告の重要性について継続的な教育を実施
- 報告プロセスの簡素化（例：モバイルアプリの導入）
- 適切な報告に対する表彰制度の導入
- 成功事例の共有
- 課題：不適合品の評価や処置決定の遅れ 対応：
- 評価方法の教育
- 評価・決定プロセスのフローチャート化
- 権限委譲による決定の迅速化
- 定期的な評価会議の開催
- 外部リソース（コンサルタント等）の活用
- 課題：再発防止策の効果不足 対応：
- 根本原因分析（RCA）手法の強化
- リスク分析手法の強化
- CAPA（是正処置・予防処置）システムとの連携強化
- 再発防止策の有効性評価の徹底
- 外部リソース（コンサルタント等）の活用
- 課題：部門間の連携不足 対応：
- クロスファンクショナルチームの結成
- 定期的な部門間会議の開催
- 情報共有プラットフォームの整備
- 課題：不適合品管理データの活用不足 対応：
- データ分析スキルの向上（従業員教育）
- BI（ビジネスインテリジェンス）ツールの導入
- 定期的なデータ分析レポートの作成と共有
- 課題：規制要件の変更への対応遅れ 対応：
- 規制情報のモニタリング担当者の指名
- 外部セミナーやトレーニングへの参加
- 規制対応のための変更管理プロセスの確立
これらの課題に適切に対応しながら、不適合品管理システムを継続的に改善していくことが重要です。また、組織の品質文化を醸成し、全従業員が品質の重要性を理解し、積極的に不適合品管理に関与する環境を作ることが、長期的な成功につながります。
まとめ
QMSにおける不適合品管理は、医療機器の品質と安全性を確保するための重要な要素です。適切な不適合品管理システムを構築し、効果的に運用することで、患者の安全を守り、法規制を遵守し、企業の競争力を維持・向上させることができます。
本記事では、不適合品管理の定義と目的、その必要性、具体的な実施方法、そして効果的な運用方法について詳しく解説しました。成功事例と失敗事例を通じて、適切な不適合品管理がもたらす利点と、不適切な管理がもたらすリスクを具体的に示しました。
医療機器業界において、不適合品管理は単なる規制要件の遵守以上の意味を持ちます。それは、継続的な品質改善の原動力であり、患者の生命と健康を守るための重要な責任でもあります。組織全体で品質文化を醸成し、常に改善を追求する姿勢を持ち続けることが、成功への鍵となるでしょう。
